Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa Dokumen adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Dalam dokumen terkandung suatu informasi yang merupakan aset penting dalam organisasi baik swasta maupun pemerintahan sebagai dasar pengambilan keputusan. Sehingga dengan demikian pemilik informasi harus menjamin keamanan informasi yang dimiliki agar tidak bocor/jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab sehingga dapat merugikan kepentingan organisasi.
Dokumen terdiri dari dua bentuk, yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy biasanya dalam bentuk hasil cetakan. sedangkan softcopy dalam bentuk yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung, tetapi melalui alat bantu, seperti penyimpanan data pada file di flashdisk, sehingga dokumen tersebut bisa dilihat dengan bantuan komputer.
Terdapat 3 aspek utama keamanan informasi yang harus selalu diperhatikan dalam penanganan dokumen yaitu :
1. Kerahasiaan (Confidentiality) : menjamin bahwa hanya mereka yang memiliki hak yang boleh mengakses informasiÂ
2. Keutuhan (Integrity) : menjamin kelengkapan informasi dan menjaga dari kerusakan atau ancaman lain yang mengakibatkan berubahnya informasi dari aslinya.
3. Ketersediaan (Availability) : menjamin pengguna dapat mengakses informasi kapanpun tanpa adanya gangguan dan tidak dalam format yang tidak bisa digunakan.
Upaya pengamanan dokumen harus meliputi semua siklus/tahapan pengelolaan dokumen yaitu mulai pembuatan, pengiriman, penggunaan, penyimpanan, pengawasan dan penghapusan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pengamanan pada Tahap Pembuatan
a. Dokumen konvensional
 Pengetikan draft (konsep) dokumen oleh yang diberi kewenangan
 Menetukan tingkat kerahasiaan (Sangat Rahasia/Rahasia/Terbatas) sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Mengesahkan draft dokumen dengan pemberian tanda tangan basah dan stempel
 Memusnahkan draft dokumen yang salah/tidak terpakai dengan segera
 Memberikan sampul sesuai dengan tingkat kerahasiaan
 Membatasi akses dalam penggunaan komputer yang digunakan untuk membuat/mengetik, hanya kepada yang diberi kewenangan
b. Dokumen digital
 Pembuatan/pengetikan draft (konsep) dokumeh oleh yang diberi kewenangan
 Menetukan tingkat kerahasiaan (Sangat Rahasia/Rahasia/Terbatas) sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Mengesahkan draft dokumen digital dengan sistem tanda tangan sertifikat global digital (otentikasi)
 Mengamankan (mengenkripsi) dokumen digital sesuai tingkat kerahasiannya
 Membatasi akses ke dalam sistem komputer yang digunakan untuk membuat dan menyimpan dokumen digital, hanya kepada yang diberi kewenangan
2. Pengamanan pada Tahap Pengiriman
a. Dokumen konvensional
 Pengiriman dokumen dilakukan oleh yang diberi kewenangan atau telah memiliki security clearence
 Mengirim atau menyampaikan dokumen ke penerima sesegera mungkin
 Menggunakan buku ekspedisi atau tanda terima pengiriman
b. Dokumen digital
 Mentransfer dokumen menggunakan sistem transfer dokumen sesuai ketentuan yang berlaku
 Menggunakan sistem transfer yang memiliki fitur konfirmasi penerimaan (sistem otentikasi)
 Memastikan prosedur transfer dilakukan dengan benar
3. Pengamanan pada Tahap Penggunaan
a. Dokumen konvensional
 Hanya personil yang ditujukan dalam alamat yang berhak membuka dokumen yang dikirimkan
 Setiap dokumen ditempatkan dalam media penyimpanan khusus
 Setiap pengguna yang berhak menggunakan dokumen tersebut memberikan paraf pada kartu kendali dalam dokumen
b. Dokumen digital
 Hanya personil yang ditujukan dalam alamat yang berhak membuka dokumen yang dikirimkan
 Pengguna tidak memberikan kepada siapapun password penggunaan dokumen
 Tidak menggunakan peralatan kantor untuk keperluan yang bersifat pribadi
4. Pengamanan pada Tahap Penyimpanan
a. Dokumen konvensional
 Penyimpanan dilakukan dalam tempat khusus dan memiliki akses kontrol yang dilengkapi oleh kunci kombinasi angkaÂ
 Mencatat nomor dokumen yang tersimpan dalam tempat penyimpanan
 Memberikan hak akses tempat penyimpanan hanya kepada orang-orang yang memiliki kepentingan terhadap dokumen tersebut
 Memberikan batasan waktu penyimpanan dokumen
b. Dokumen digital
 Memproteksi file yang tersimpan dengan menggunakan aplikasi enkripsi
 Membatasi hak akses terhadap media penyimpanan
 Memberikan batasan waktu penyimpanan file
 Menggunakan media penyimpanan yang dilengkapi fasilitas menjaga keamanan data seperti :
   - Menggunakan  password dengan kombinasi huruf dan angka pada komputer dan diganti secara berkala
    - Pengamanan terhadap virus
    - Hindari file sharing dengan menggunakan akses yang full dan tanpa menggunakan password
    - Hapus email beserta attachmentnya dengan pengirim yang tidak dikenal
    - Install antivirus agar data data dan komputer aman
    - Melakukan scanning virus secara berkala
    - Update antivirus yang digunakan
 Tidak menyimpan file-file pribadi dalam perangkat penyimpanan kantor dan umum
5. Pengamanan pada Tahap Pengawasan
 Setiap hari setelah tutup kantor, personil yang diserahi tugas menyimpan dan menjaga dokumen yang berkualifikasi harus mengadakan inspeksi atau pemeriksaan terhadap semua tempat-tempat penyimpanan
 Untuk memudahkan pengawasan, setiap tempat penyimpanan dokumen yang berkualifikasi harus diberi tanda apakah dalam keadaan "terkunci" atau "terbuka"
6. Pengamanan pada Tahap Penghapusan
a. Dokumen konvensional
 Segera melakukan pemusnahan terhadap dokumen yang telah melewati batas waktu penyimpanan dokumen
 Pemusnahan dilakukan dengan pengawasan pejabat yang berwenang
 Dalam pemusnahan harus diteliti kembali sampai dokumen itu benar-benar musnah
 Dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen
b. Dokumen digital
 Segera melakukan pemusnahan terhadap dokumen yang telah melewati batas waktu penyimpanan dokumen
 Pemusnahan dilakukan dengan pengawasan pejabat yang berwenang
 Dalam pemusnahan harus diteliti kembali sampai data/file itu benar-benar musnah/terhapus dalam komputer
 Dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen
==dari berbagai sumber==